Téléphone et répondeur
Il n’est pas obligatoire d’avoir une ligne fixe. Vous pouvez prendre un téléphone portable mais il est fortement conseillé de ne pas utiliser son téléphone personnel afin de protéger sa vie privée.
Pour le répondeur, nous vous conseillons un répondeur non enregistreur pour que les patients ne puissent pas laisser de messages.
Pour obtenir un numéro spécial, vous devez payer un droit à l’ouverture de la ligne.
Si vous avez une ligne de fax, nous vous conseillons de calculer combien vous coûte un fax en moyenne car il se peut que ce ne soit pas rentable, à une époque où tout peut se faire par e-mail ou messagerie cryptée (dont MSSanté qui est gratuite). Il est aussi possible d’avoir une ligne de fax par Internet.
Affichage des honoraires
Les médecins généralistes ont l’obligation d’afficher :
les honoraires : consultation, visite à domicile et majoration de nuit, majoration de dimanche, majorations pratiquées dans le cadre de la permanence des soins et au moins cinq des prestations les plus couramment pratiquées ;
- le secteur de conventionnement ;
- la mention d’un dépassement exceptionnel (DE) en cas d’exigence particulière du patient, notamment d’heure et de lieu ;
- le fait que le médecin reste à disposition des patients pour toute explication complémentaire sur la fixation des honoraires.
Affichage des informations concernant le traitement des données personnelles
Cet affichage est recommandé par la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) mais il n’est pas obligatoire en salle d’attente.
Selon le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous êtes censé informer chacun de vos patients du traitement de leurs données à caractère personnel (leur dossier médical et les données administratives). Certains logiciels métiers proposent une mention précisant que vous avez bien informer votre patient des modalités de traitement des données avec validation par une case à cocher lors de la création du dossier.
Pour être en conformité avec le RGPD sans trop d’efforts, nous vous recommandons d’afficher un document en salle d’attente et dans votre salle de consultation.
Exemple de notice d’information du traitement des données à caractère personnel
« Ce cabinet dispose d’un système informatique destiné à faciliter la gestion des dossiers des patients, à assurer la facturation des actes et la télétransmission des feuilles de soins aux caisses de Sécurité sociale.
Les informations recueillies lors de votre consultation feront l’objet, sauf opposition justifiée de votre part, d’un enregistrement informatique réservé à l’usage de votre professionnel de santé.
Votre professionnel de santé traitant se tient à votre disposition pour vous communiquer ces renseignements ainsi que toutes informations nécessaires sur votre état de santé (cf. Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés).
Tout médecin désigné par vous peut également prendre connaissance de l’ensemble de votre dossier médical. »
Plus d’informations sur le Règlement Général sur la Protection des Données.
Modes de paiement acceptés et adhésion à une association de gestion agréée (AGA)
Ces informations doivent être consultables par vos patients. Leur affichage en salle d’attente n’est pas obligatoire mais recommandé. A minima, ces informations doivent être accessibles lors de la prise de rendez-vous.
Exemple de notice d’information concernant les modes de paiement
« Membre d’une association agréée par l’administration fiscale acceptant à ce titre le règlement des honoraires par carte bancaire ou par chèques libellés à son nom (cf. Décret n° 2016-1356 du 11 octobre 2016). »
Horaires d’ouverture et joignabilité et orientation vers la permanence des soins du secteur
D’après l’Arrêté du 25 juillet 1996 relatif à l’information du consommateur sur l’organisation des urgences médicales, les médecins doivent afficher, dans leur salle d’attente, de manière visible et lisible, les conditions ci-dessous dans lesquelles est assurée la permanence des soins :
- leur numéro de téléphone et les heures auxquelles ils peuvent être joints ;
- le numéro de téléphone des structures de permanence de soins et d’urgence vers lesquelles ils choisissent d’orienter les patients en leur absence ;
- la mention suivante : « En cas de doute ou dans les cas les plus graves, appelez le numéro téléphonique 15 ».
Affichages facultatifs
Charte médecin patient
Engagement de moyens du médecin pour une offre de soins de qualité.
Engagement du patient : acceptation du fonctionnement du cabinet de groupe en cas d’urgence, du fonctionnement des rendez-vous, et respect des règles de savoir-vivre.
Facilités de paiement
Possibilité de tiers payant intégral pour les patients en affection de longue durée (ALD), bénéficiaires de la complémentaire santé solidaire (CSS), les personnes en accident du travail (AT), consultations obligatoires de l’enfant.
Possibilité de tiers payant sur la part obligatoire sur demande du patient (si carte Vitale ou justificatif de droits à jour).
Publicité
Un décret publié en décembre 2020 abroge l’interdiction de toute publicité au profit du principe de libre communication du médecin sur son activité professionnelle.
Ce décret modifie le code de déontologie des médecins.
Le médecin devient « libre de communiquer au public, par tous moyens, y compris sur un site Internet, des informations de nature à contribuer au libre choix du praticien par le patient, relatives notamment à ses compétences et pratiques professionnelles, à son parcours professionnel et aux conditions de son exercice ».
Le médecin peut également « par tous moyens, y compris sur un site Internet, communiquer au public ou à des professionnels de santé, à des fins éducatives ou sanitaires, des informations scientifiquement étayées sur des questions relatives à sa discipline ou à des enjeux de santé publique ».
Organisation de la salle d’attente
Matériel
Prévoir un nombre de chaises suffisant par rapport au nombre de praticiens, penser à mettre des protections pour les murs et plinthes (pour éviter les dégradations avec les pieds ou dos de chaises).
Documents d’information sur la santé, l’existence d’associations d’aide diverses (en libre accès)
Affiches, dépliants, flyers à commander sur les sites institutionnels de référence (INPES, Ameli-pro, HAS …), partenaires associatifs/réseaux.
Discrétion/sonorisation
Il peut être utile de disposer une affiche demandant de mettre en mode silencieux les téléphones mobiles.
Hygiène
Mise à disposition d’une solution hydroalcoolique (SHA) à l’entrée de la salle d’attente avec recommandations de lavage des mains, masques en période épidémique. Panneaux ou affichage de signalisation d’interdiction de manger.
Plus d’informations sur l’hygiène au cabinet.
Support vidéo
Écrans avec diffusion d’informations de santé aux patients, messages de prévention. Des entreprises spécialisées existent pour ce genre de services.
À éviter
Les documents qui servent directement des intérêts commerciaux de façon directe ou indirecte.
Les signes religieux qui peuvent déranger vos patients.
Musique et salle d’attente
La diffusion de musique en salle d’attente (via un CD ou un poste radio) nécessite la délivrance d’une autorisation de diffusion par la SACEM (Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique).
