Les outils informatiques
L’utilisation de l’informatique est maintenant devenue indispensable : gestion des feuilles de soins électroniques, dossier médical, lien avec les laboratoires de biologie…
Choisissez un ordinateur qui vous convient (PC ou Mac). Si vous n’êtes pas très à l’aise avec l’informatique, n’hésitez pas à demander conseil à vos collègues ou à votre structure régionale.
Certains éditeurs de logiciels médicaux proposent des forfaits “tout compris” incluant la location et la maintenance du matériel. Ces prestations sont de qualité variable et les tarifs sont parfois prohibitifs, il est souvent préférable de ne pas associer la prestation “logicielle” et “matériel” pour maintenir un coût raisonnable.
Il vous faut aussi une imprimante pour les ordonnances et certificats. Une imprimante en noir et blanc suffit souvent pour l’usage médical. Vous trouverez des imprimantes correctes à partir de 100€. Préférez une imprimante laser qui est plus rapide et sans risque de bavure.
Le terminal de lecture de carte Vitale
Il faut aussi vous équiper d’un terminal de lecture de carte Vitale, qui peut être portatif (pratique pour les visites à domicile) ou non. Il peut permettre de réaliser des règlements par carte bancaire (terminal de paiement électronique [TPE]) ; si vous optez pour cette version, il vous faudra négocier avec votre banque (forfait global ou frais à la transaction). Vous pouvez le louer ou l’acheter. À vous de choisir ce qui est important pour vous, mais sachez que les TPE sont plus chers s’ils font à la fois lecteur de carte vitale et lecteur de carte bancaire : tout dépend donc si vous faites beaucoup de visites ou non.
Notez bien que l’achat d’un TPE bancaire ne suffit pas à pouvoir recevoir les paiements : il est nécessaire de disposer en plus de cartes de domiciliations bancaires, et d’un abonnement à une passerelle monétique ; ces options ont l’avantage d’être généralement incluses dans les locations proposées.
D’autres solutions plus simples existent via des prestataires en ligne, les forfaits et pourcentages de commissions sont à comparer avec attention.
Nous vous rappelons qu’il faut se déclarer à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) lorsqu’on utilise un logiciel médical (norme simplifiée n° 50) et afficher cette déclaration en salle d’attente.
Les ordonnanciers et certificats officiels
L’Assurance Maladie fournit les documents suivants :
- ordonnances bizones
- ordonnances bizones sécurisées
- ordonnances pour produits d’exception
- feuilles de soins
- formulaires Cerfa d’arrêt de travail
- formulaires Cerfa d’accident de travail et de maladie professionnelle
- les certificats de demande de protocoles de soins
Cette liste est non exhaustive, l’ensemble des documents fournis par votre Caisse primaire d’Assurance Maladie peuvent être commandés via votre espace Ameli Pro.
Les certificats de décès sont quant à eux en théorie fournis par l’ARS. À noter que certaines communes sont maintenant liées au réseau CertDC qui permet la rédaction des certificats de décès en ligne via une application.
En début d’activité la CPAM peut vous fournir un lot de documents non identifiés. C’est une solution rapide si vous êtes un peu juste au niveau timing. Pour les documents identifiés, selon les périodes, comptez 2 à 4 semaines pour la livraison.
Pour les autres ordonnanciers (simples ou doubles, sécurisés ou non, etc.), soit votre logiciel imprime les ordonnances vierges pour les visites, soit elles se commandent (également en ligne) chez des fournisseurs spécialisés (Médivia, Actom, Fabrègue, Edilor Médical, imp-centaure.com). Les prix varient selon la taille et le nombre d’ordonnanciers. Attention, les volumes sont souvent importants : 25 ou 50 blocs de 50 ordonnances.
Les éléments suivants doivent obligatoirement figurer sur vos ordonnances :
- identité et qualification (tels qu’ils ont été validés par le conseil départemental de l’Ordre des médecins lors de votre inscription)
- numéro RPPS
- adresse professionnelle
- numéro de téléphone
Il n’est pas obligatoire de mentionner l’adhésion à une association de gestion agréée (AGA)..
Vous pouvez limiter vos dépenses en commandant seulement des petits ordonnanciers sécurisés pour vos visites et/ou les prescriptions rédigées à la main au cabinet ; les ordonnances bizones sécurisées vous serviront pour toutes les autres prescriptions (ALD en visite…).
Le petit matériel et le mobilier
Pour équiper un cabinet médical, il faut généralement :
- du mobilier de bureau (bureau, chaises…) ;
- des placards de rangement (le mobilier de cuisine peut très bien faire l’affaire) ;
- une table d’examen.
N’hésitez pas à faire jouer la concurrence. Pour la chaise de bureau, pensez que vous allez y être beaucoup assis donc prenez votre temps pour choisir.
Pour la table d’examen, il est possible de trouver du matériel d’occasion. Les prix sont très variables en fonction de ce que vous choisissez : fixe ou électrique, mixte (table standard et examen gynéco) … En neuf, on peut trouver un divan fixe pour 250€ ou un électrique pour 4 000€ !
Pour le petit matériel, commencez par établir une liste de ce dont vous avez besoin en fonction de votre pratique puis comparez quelques prix : sites Internet, matériel médical en pharmacie ou magasin spécialisé… Il est rare qu’un seul vendeur propose les prix les plus compétitifs sur l’ensemble du matériel.
Le tampon
Il vous faut un tampon complet avec nom, prénom, adresse, numéro de téléphone du cabinet, numéro RPPS et numéro Assurance Maladie. Vous pouvez ajouter que vous êtes médecin généraliste.
Vous pouvez aussi avoir :
- un tampon avec numéro de compte et signature pour endosser les chèques ;
- un sur une ligne avec juste votre nom et prénom pour le recto des chèques ;
- un avec peu de lignes (genre, nom et prénom, commune et RPPS) pour les carnets de santé…
À vous de voir ce qui vous sera utile !
Le prix varie en fonction du nombre de lignes, de la taille, de la forme. On peut en trouver de 15 à 20€ (1 à 2 lignes) jusqu’à 50€ (8 lignes de texte). Le tampon standard est autour de 30-35€. Vous trouverez de nombreux fabricants sur Internet. Vous pouvez aussi vous tourner vers les papeteries près de chez vous.
La plaque
Qui dit installation, dit pose de plaque !
Elles sont réglementées (taille, inscriptions…) par le code de santé publique.
Si vous rejoignez un cabinet existant, faites faire votre plaque sur le même modèle que celle(s) déjà en place. Si vous vous installez dans un immeuble, demandez au syndicat de copropriété s’il existe des normes et un lieu prévu pour la pose de plaques.
Les dimensions admises sont de 30 x 25 cm, éventuellement en deux morceaux (un de 30 x 20 cm pour les informations n’évoluant pas et un de 30 x 5 cm pour les informations pouvant changer comme les horaires).
En fonction de la disposition des lieux, il peut être possible d’avoir deux plaques, par exemple une à l’entrée de la résidence et une sur la façade de l’immeuble ou la porte du cabinet. Dans ce cas, il faut demander l’autorisation du Conseil de l’Ordre. De même, l’Ordre vous donnera une autorisation sur le texte que vous souhaitez voir apparaître sur la plaque.
Vous pouvez les commander sur des sites Internet ou encore en serrurerie.
En fonction du matériau, du nombre de lignes, des attaches, le prix peut varier de 60 à 200€.
À retenir
Commandez la plupart des documents auprès de la CPAM via le site Ameli Pro et quelques ordonnanciers sécurisés sur un site Internet spécialisé.
Établissez un tableau précis de vos besoins en matériel et comparez les prix chez plusieurs vendeurs.
