Attention : « revenu » ne veut pas dire « chiffre d’affaires ». On ne peut pas calculer vos cotisations sur le montant total de tous les chèques de rétrocession que vous avez encaissés. Cela ne serait pas juste dans la mesure où une partie de cet argent a été utilisée pour financer votre activité (achat de matériel, essence, etc.).
C’est ce qu’on appelle les frais professionnels.
Ainsi, on parle de :
- chiffre d’affaires (CA) : correspond à l’ensemble de ce que vous avez perçu suite à votre activité libérale ;
- revenu : correspond au chiffre d’affaires auquel on retire les frais professionnels.
- Ces revenus sont communément appelés BNC (bénéfices non commerciaux).
- BNC = CA – frais professionnels.
Compte bancaire
Pensez à ouvrir un compte bancaire dédié uniquement à votre activité professionnelle.
Vous n’en voyez peut-être pas l’utilité à l’heure des tout premiers remplacements, mais cela vous facilitera la vie quand vous devrez tenir votre comptabilité ! C’est imposé par la loi si votre chiffre d’affaires a dépassé pendant deux années civiles consécutives un montant de 10 000€ (loi PACTE du 22 mai 2019).
Un simple compte courant peut suffire (mais réservé à vos recettes et dépenses professionnelles).
Il n’existe aucune obligation légale à prendre un « compte professionnel » au sens bancaire du terme. Toutes les banques essaieront de vous « vendre » un compte « pro ». Ces comptes ont des frais de gestion importants et surtout inutiles quand on est simple remplaçant.
Cela change quand on commence à réfléchir à son installation puisque certains montages financiers inhérents à une installation ne peuvent se construire qu’à partir d’un compte professionnel. De même, si vous voulez proposer à vos patients de payer par carte bancaire via un TPE bancaire, vous devez avoir un compte professionnel.
Un simple compte courant dédié suffit tant que vous n’êtes que remplaçant, néanmoins un compte professionnel peut s’avérer nécessaire dès lors que vous songez à vous installer.
Adhérer à une association de gestion agréée (AGA)
L’adhésion à une association de gestion agréée (AGA) n’est pas indispensable aussi longtemps qu’il vous est possible de bénéficier du régime micro-BNC.
Jusqu’en 2022, la non-adhésion à une AGA entraînait encore une majoration du bénéfice fiscal dans le cas où vous êtes au régime réel d’imposition (lorsque le micro-BNC n’est plus possible ou que l’on décide d’y renoncer).
Cette majoration était de 15 % en 2021, 10% en 2022 et sera vouée à disparaître à partir de l’année d’imposition 2023.
Pour éviter ces majorations, l’adhésion à une AGA devait obligatoirement se faire avant le 31 mai de l’année où survenait le dépassement du seuil fixé pour bénéficier du régime micro-BNC (ou dans les cinq mois qui suivaient le début d’activité en cas d’option volontaire pour le régime réel d’imposition dès la première année, par exemple en cas de frais professionnels élevés dès le démarrage). Dans le cas contraire, une majoration de votre bénéfice fiscal était appliquée pour 2021 et 2022.
La cotisation à une AGA est déductible des revenus.
L’AGA vous fournit des documents concernant la fiscalité et, parfois, un livre de recettes et de dépenses pour la tenue de votre comptabilité. Dès le début de votre exercice libéral, l’AGA peut vous conseiller sur le régime le plus avantageux dans votre situation.
En 2022, l’adhésion à une AGA est encore obligatoire avant le 31 mai de l’année en cours si vous n’êtes pas au régime micro-BNC. Attention : à partir de 2023 le principal avantage d’adhérer à une AGA est voué à disparaître ; il n’y a donc plus de nécessité d’y adhérer.
Comment tenir sa comptabilité
Selon le régime d’imposition pour lequel vous optez (micro-BNC ou déclaration contrôlée, cf. chapitre suivant), la tenue de votre comptabilité peut varier, plus souple pour le régime micro-BNC.
Cependant, nous vous invitons à adopter dès le début une comptabilité la plus stricte qui soit, car il est impossible de savoir, avant d’en avoir fait une comparaison précise, si les frais professionnels seront réellement inférieurs à l’abattement forfaitaire applicable au régime micro-BNC.
Ainsi, il est vivement conseillé dès votre première année de remplacement de garder tous vos justificatifs de dépenses professionnelles, afin de ne pas vous retrouver démuni au moment de la déclaration d’impôts en début d’année suivante.
En régime micro-BNC, il suffit de répertorier les recettes encaissées sur le support de votre choix. La traçabilité des frais professionnels est inutile.
Mais attention, comme dit ci-dessus, nous vous conseillons de tenir votre comptabilité dans les règles ; au moins en guise d’entraînement pour les années suivantes !
En déclaration contrôlée, la comptabilité est plus exigeante. Il faut tenir un livre de comptes (recettes et dépenses) et tenir un livre d’amortissements des biens (pour le gros matériel que vous achetez et qui ne peut pas être déduit en entier la première année, il faut échelonner son coût sur plusieurs années, par exemple 3 ans pour le matériel informatique).
La tenue du livre de compte est réglementée : vous devez vous munir soit d’un livre de recettes dépenses standard, acheté en librairie, soit d’un logiciel de tenue de comptabilité agréé (ce qui exclut un tableur de type Excel®).
Une comptabilité saine et stricte, cela signifie répertorier et justifier toutes vos recettes et toutes vos dépenses, de manière chronologique. En clair, tout doit être noté, de manière chronologique, et vous devez garder tous les justificatifs de frais (factures matériel, factures repas, etc.).
De même, vous devez également noter vos kilomètres parcourus dans le cadre de votre exercice professionnel, pour pouvoir calculer vos frais de transport (barème kilométrique ou frais réels). À noter que pour pouvoir déduire vos frais de transports, la carte grise de votre véhicule doit être à votre nom.
Lorsque vous êtes en déclaration contrôlée, nous vous conseillons de prendre un comptable car cela facilite grandement les déclarations et permet un gain de temps, d’autant qu’une partie des frais est déductible en frais professionnels.
Lorsque vous relevez du régime micro-BNC, il n’est pas nécessaire de prendre un comptable mais nous vous conseillons de prendre d’emblée les bonnes habitudes de comptabilité : gardez vos factures et relevés mensuels, pensez à noter vos IK.
Comptabilité et remplacements
Pour votre comptabilité, vous devez avoir le numéro SIRET de vos remplaçants.
De même vous devez faire une attestation adressée à vos remplaçants pour la rétrocession, spécifiant le mode de paiement, le montant et les dates du remplacement.
Il doit lui aussi vous fournir un document signé certifiant qu’il a reçu le paiement.
